BALI — Manajer Humas KAI Divre III Palembang, Aida Suryanti, menjelaskan bahwa calon pelanggan yang ingin memesan tiket rombongan harus menghubungi person in charge (PIC) layanan rombongan di Daop atau Divre yang dituju. Prosedur ini menjadi langkah pertama yang wajib dilakukan sebelum pemesanan diproses lebih lanjut.
Setelah menghubungi PIC, pemohon dan KAI akan menyusun Berita Acara Kesepakatan (BAK) sebagai dasar perjalanan. Pelanggan juga diwajibkan membayar uang muka minimal 25 persen dari total biaya perjalanan. Setelah pembayaran uang muka diterima, pelanggan bisa memilih tempat duduk secara blok.
KAI menetapkan batas waktu yang ketat untuk pelunasan biaya perjalanan. Pelunasan dan penyerahan daftar peserta wajib dilakukan paling lambat 14 hari sebelum keberangkatan. Sementara itu, pencetakan tiket harus diselesaikan paling lambat tujuh hari sebelum jadwal perjalanan.
Layanan angkutan rombongan ini berlaku untuk seluruh kelas kereta api komersial. Namun, ketentuan tersebut tidak berlaku bagi kereta api bersubsidi atau Public Service Obligation (PSO). Pengecualian diberikan untuk rombongan siswa SMA atau sederajat ke bawah, di mana sekolah wajib melampirkan surat permohonan resmi saat mengajukan pemesanan.
Soal tarif, Aida menegaskan bahwa harga tiket rombongan mengikuti tarif umum yang berlaku. Tarif ini tidak dapat digabungkan dengan program reduksi atau potongan harga lainnya. Artinya, meskipun memesan secara rombongan, pelanggan tetap membayar sesuai harga tiket reguler tanpa diskon tambahan.
"Kami ingin menjadi bagian dari momen dan kenangan terbaik pelanggan selama masa liburan sekolah ini," ujar Aida pada Minggu, 21 Juni 2026. Ia berharap masyarakat memahami seluruh ketentuan yang berlaku sebelum melakukan pemesanan agar perjalanan rombongan berjalan lancar, nyaman, dan sesuai jadwal.
KAI Divre III Palembang mengimbau masyarakat untuk tidak menunda pemesanan hingga mendekati hari keberangkatan, mengingat ketersediaan tempat duduk rombongan terbatas. Dengan memahami prosedur sejak awal, pelanggan bisa menghindari risiko kehabisan tiket atau kesalahan administrasi yang dapat mengganggu rencana liburan.